Office manager in Delft

Let the magic happen! Want ja, we dream big maar vlammen harder dan wie dan ook om die dromen ook echt uit te laten komen. Onze doelstelling: World domination. No kidding. Dus, als jij je tanden in een flinke kluif wilt zetten, we got it! Ontdek in deze job description hoe jij de mooiste baan ever kunt scoren en help ons om van The Rough Chef, Smokey Goodness, Black Smoke en Jord Althuizen himself wereldse merken te maken. ONZE AMBITIE

We gaan hard bij de Rough Chef, het moederbedrijf van Smokey Goodness, restaurant Black Smoke Rotterdam en the Rough Kitchen Amsterdam. Vlammend en vol plezier breiden we onze cateringactiviteiten op festivals, grote bedrijfsevenementen en op luxe trouwlocaties uit, produceren we award winning en best-selling BBQ boeken, delen onze smaken door de verkoop van rubs en sauzen en inspireren mede bbq’ers met onze workshops, events en brand activation opdrachten. Naast The Rough Chef B.V. Borrelt en bruist het dus ook flink bij onze zusterbedrijven. Kortom, lekker bezig. We missen alleen een ervaren Office Manager voor ons kantoor in Delft maar daar kom jij voor, toch?

Om onze groei in goede banen te leiden zijn we op zoek naar een Office Manager met ervaring. Iemand die structuur en overzicht kan brengen in de talrijke projecten en aanvragen die op ons afkomen. Iemand die er zorg voor draagt dat we afspraken na komen, een strakke planning hanteren, dat we altijd bereikbaar zijn en weten waar we aan toe zijn. Kortom: iemand die het gaaf vindt om zijn of haar tanden te zetten in een stevige job binnen een niet alledaagse werkomgeving.

THIS JOB

Als Office Manager bij The Rough Chef vervul je een centrale rol in een klein team en wisselen commerciele taken zich dagelijks af met zorg dragen voor een soepel lopende operationele uitvoering. Je bent daarmee in deze functie het kloppende hart van een innovatief bedrijf dat altijd in beweging is. Samen met de teams van The Rough Chef en de aangestuurde bedrijven zet jij je in voor:

SALES & EVENTS WERKZAAMHEDEN

• Beantwoorden van binnenkomende telefoongesprekken, emails en offerteaanvragen
• Opstellen van offertes, monitoren van voortgang en het bijhouden van sales funnels
• Beheer van de opdrachtenagenda van Smokey Goodness (Catering en workshops)
• Coordineren van goede planning en deze vertalen naar werksheets voor de uitvoering van catering
• Nauwe samenwerking met de marketing afdeling voor het optimaliseren van sales en recruitment
• Bijhouden van deelnemerslijsten aan onze events, opvolgen van vragen van deelnemers, controleren van betalingen en retouren, coördineren van zakelijke reizen voor collega’s een paar keer per jaar

HR / SALARISVERWERKING WERKZAAMHEDEN

• Opstellen van personeelscontracten, het registreren en bijhouden van de ambulante poule.
• Urencontroles en overmaken van salarissen.
• Coördinatie van contacten met diverse MBO en HBO scholen voor leerlingen en stagiaires om onze functies in te vullen.
• Coördinatie van contact met boekhouder en financiële administratie t.b.v. Loonadministratie

FACILITAIRE EN ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING

• Beheer en inkoop van kantoorartikelen en schoonmaakmiddelen, plannen van schoonmaak en onderhoud van het pand en apparatuur, beheer van onze ICT-systemen (aanmelden, afmelden Microsoft officeaccounts e.d.)
• Organiseren en bijhouden van overzichten, bijvoorbeeld voor IT-beheer, verzekeringen, etc.

WIE BEN JIJ

Voor ons team zoeken wij een energieke en ambitieuze collega met minimaal 1-3 jaar relevante werkervaring op het gebied van officemanagement, marketingsupport of sales. Je schrikt er niet van om in een klein team te werken, kordaat en proactief zelfstandig beslissingen te nemen en er vol gas voor te gaan.

Je begrijpt dat werken in een klein bedrijf dat groot wilt worden betekend dat er veel ruimte is voor initiatief, ontwikkeling en groei maar dat je zelf de kansen moet creëren voordat je ze kunt plukken. Dat om te beginnen. Verder vragen we:

NEED TO HAVE

• Minimaal HBO + 1 jaar werkervaring of afgeronde MBO niveau 4 opleiding + 3 jaar relevante werkervaring
• Minimaal 1 jaar werkervaring (als Office Manager, managementassistent/secretaresse of vergelijkbare functie)
• Affiniteit met sales en coördinatie
• Dat Microsoft Office geen geheimen voor je heeft
• Dat je vloeiend en foutloos Nederlands spreekt en schrijft
• Dat je je kunt redden in het Engels
• dat je 40 uur in de week kan werken op ons kantoor in Delft

NICE TO HAVE

• Je bent handig met het adobe creative pakket (indesign, acrobat reader)
• Rijbewijs
• Een voorliefde voor de outdoor living lifestyle

WAT WE BIEDEN

We bieden je een uitdagende, afwisselende fulltime baan binnen een collegiaal team. Je bent verzekerd van een goed salaris, 25 vakantiedagen per jaar en 8% vakantiegeld. Het bruto maandsalaris voor deze functie bedraagt tussen de €2.700,- en €3.200,- per maand voor een 40-urige werkweek (afhankelijk van werkervaring en opleiding).

SECUNDAIRE ARBEIDSVOORWAARDEN:

• Ruimte voor nieuwe initiatieven en ideeën. Daar staan we altijd voor open.
• Een leuk team van hardwerkende collega’s.
• Persoonsgebonden ontwikkelingsbudget

• Reiskostenvergoeding waarbij je zelf kan kiezen voor een kilometervergoeding of declaratie van je OV kosten (indien verder dan 15km van onze locatie woonachtig).
• Een dynamische baan waarin alle aspecten rondom koken met rook en vuur voorbijkomen.
• Een Smoking Perks card: krijg 20% korting op Smokey products in de webshop & 20% korting bij Black Smoke op woensdag & donderdag tot 4 personen (restrictions apply).
• Lunch van de zaak, diner bij overwerk en af en toe een gezellige after work borrel.
• Leuke werkuitjes met het team.