Managementondersteuner Projectmanagement in Amsterdam

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Werklocatie: Weesperstraat 430, 1018DN, AMSTERDAM

Bij het Projectmanagementbureau verzorgen meer dan 500 enthousiaste vakmensen het project-, programma- en procesmanagement in de stad. We doen dat voor fysieke, sociale en economische projecten en programma's. Het Projectmanagementbureau is een open, lerende en flexibele organisatie. Wij ontwikkelen samen met opdrachtgevers en maatschappelijke partners nieuwe kennis en werkwijzen die passen bij de vraagstukken van vandaag en morgen. Onze opdrachtgevers zijn: stad, stadsdelen, regio en andere gemeenten. Het Projectmanagementbureau maakt onderdeel uit van het cluster Ruimte en Economie.
De gesprekken worden met de adviseur matching en accountmanagement gevoerd.

Ben jij goed in staat om met druk om te gaan? Weet jij prioriteiten te stellen en ben je proactief? Voel jij je daarnaast een echte verbinder en netwerker, heb je affiniteit met communicatie én ben je een zeer ervaren managementassistent? Lees dan vooral verder want dan is deze baan echt iets voor jou!

In de functie van managementondersteuner voor verschillende projecten van het projectmanagementbureau ben je betrokken bij de gebiedsontwikkeling en bij het team. Je hebt aandacht voor de menselijke kant en behoeftes van anderen. 

Agendabeheer en het plannen van (regelmatig complexe) vergaderingen met in- en externe partijen zijn onderdeel van iedere dag. Verder doe je het volgende op een gemiddelde werkdag:

• Het organiseren van bijeenkomsten met in- en externe partijen;
• Digitaal archiveren;
• Facilitaire ondersteuning zoals catering, locatie etc.;
• Organiseren van vergaderingen: verzamelen agendapunten, verslaglegging en actielijsten bijhouden en najagen van actiepunten;
• Mailbox bijhouden en beantwoorden;
• Alle andere voorkomende secretariële werkzaamheden.

Voor deze functie beschik je over:

• Minimaal een afgeronde MBO 4 diploma (managementondersteuner, directiesecretaresse of b.v. Schoevers);
• Minimaal 3 jaar ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring met complex agendabeheer bij voorkeur in een soortgelijke organisatie;
• Aantoonbare ervaring met het goed organiseren van overleggen, bijeenkomsten en het oplossen van praktische problemen;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, gevoel voor helder taalgebruik;
• Ervaring als managementondersteuner binnen de gemeente is een pré.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

• Een parttime/fulltime baan van 24-32 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract van 6 maanden mét een mogelijkheid op verlenging!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met de auto, 0,15 lopend of fietsend en 0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Vanity, voor vragen kun je mailen met v.schouten@olympia.nl