Bij het aannemen van projecten is het essentieel om deze zorgvuldig vooruit te plannen. Afhankelijk van hoe de projecten vorderen, ontdek je gaandeweg of je voldoende uren hebt ingepland. Als je dit proces aan zijn lot overlaat, kunnen er twee pijnlijke situaties ontstaan: een te krappe planning waarbij je niet genoeg resources beschikbaar hebt omdat medewerkers al aan andere projecten zijn toegewezen, of een te ruime planning waarbij medewerkers kostbare tijd verspillen.

 

Om dergelijke situaties te voorkomen, is het cruciaal om de voortgang van projecten te meten, zodat je tijdig en effectief kunt bijsturen. Benieuwd hoe je dat doet? Lees dan snel verder.

3 methodes om voortgang van projecten te meten

Er zijn drie manieren om de voortgang van projecten te meten. We delen ze in naar de meest zwakke, een betere en de beste manier als het gaat om de betrouwbaarheid van voortgang meten. 

1. Meest zwakke manier

Bij deze methode wordt de voortgang niet echt gemeten, maar gebaseerd op geplande uren. Bijvoorbeeld, een project is gepland voor 100 uur. Je kijkt dan naar hoeveel uur er al zijn besteed en gaat ervan uit dat de resterende uren nodig zijn om het project te voltooien. Dit is de meest zwakke manier van voortgang meten, omdat de besteding zelden lineair is met de voortgang.

2. Betere manier

Hierbij meet je de voortgang door te kijken naar het percentage voltooiing op basis van het verleden. Bijvoorbeeld, als een 100-uur project 60% gereed is, ga je ervan uit dat de resterende 40% in 40 uur voltooid zal worden. Echter, resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst en kunnen leiden tot verkeerde verwachtingen over de voltooiingstijd.

3. Beste manier

De beste manier is om een "estimated time to complete" (ETC) voor elk project te hebben. Naast het meten van de voortgang met een percentage gereed, schat je hierbij in hoeveel tijd er nog nodig is om het project af te ronden. Dit geeft de meest nauwkeurige inschatting van de benodigde uren.

Projecten bijsturen op basis van voortgang

Met inzicht in de voortgang van je projecten kunnen er drie situaties ontstaan:

1. Voortgang en ingeplande uren lopen lineair

In dit geval verloopt het project precies zoals gepland. Dat betekent dat er in de toekomstige resource planning precies genoeg uren zijn gereserveerd om het project af te ronden. Er zijn in dit geval geen extra maatregelen nodig ten aanzien van de planning.

2. Minder capaciteit nodig dan gereserveerd

Als bijvoorbeeld de “estimated time to complete” 10 uur is, maar de uitvoerende medewerker is in de toekomstige planning voor 40 uur ingepland, dan betekent dit dat we 30 uur te veel hebben gereserveerd. Vaak laat men die 30 uur staan om eventuele tegenvallers later in het project op te vangen, maar vaak worden die 30 uur gewoon verspild. Erg zonde, want die hadden we goed kunnen inzetten op andere projecten.

3. Meer capaciteit nodig dan gereserveerd

In deze situatie stel je vast dat er in de toekomstige planning te weinig uren zijn gereserveerd om het project af te ronden. Je moet dus extra resources gaan inplannen om te voorkomen dat het project stilvalt. Claim snel extra uren voor de medewerkers die al op je project zijn ingepland of plan eventueel extra medewerkers in.

Resultaat: een beter inzicht in de voortgang van projecten

Met inzicht in de voortgang van je projecten weet je altijd of je voldoende uren voor de toekomst hebt ingepland. Zo kun je ruimte creëren voor huidige projecten en weet je wanneer je ruimte hebt om nieuwe projecten aan te nemen. Wil je versnellen of dreigen huidige projecten in de knel te komen? Zorg dan voor duidelijk inzicht in de voortgang en “vind” de tijd die effectiever ingezet kan worden. Meer tijd zal je nooit hebben, maar je kunt die wel maken.